Protocollare, archiviare e gestire, anche attraverso delle apposite assegnazioni, i documenti di un’azienda è un’attività fondamentale in qualsiasi tipologia di attività. I documenti, i dati e le informazioni disponibili all’interno di un’impresa sono numerosi. Si può trattare di preventivi, di fatture, ma anche di contratti o di qualsiasi altro tipo di file. Sono dei dati che hanno un valore essenziale e che riescono a garantire una competitività importante nel settore in cui si opera. Non si tratta soltanto di un carattere di praticità, ma sono proprio le norme che obbligano a conservare alcuni documenti importanti per un tempo ben definito. Vediamo quali soluzioni adottare e come effettuare in maniera efficace la gestione documentale.
La gestione dei documenti aziendali
La gestione dei documenti a livello aziendale deve necessariamente essere resa ottimizzata ed efficiente affidandosi a degli strumenti importanti e specifici, come per esempio Regystrum, un sistema che aiuta a protocollare, archiviare e assegnare i file e le informazioni all’interno dell’attività aziendale.
Infatti quando parliamo di gestione dei documenti di un’azienda, dobbiamo riferirci necessariamente a delle aree differenti. Si tratta innanzitutto di creare i documenti, di condividerli attraverso l’invio ai soggetti interessati e infine si tratta di procedere all’archiviazione, in modo che i documenti possano essere conservati.
Quindi possiamo dire che in generale ogni documento è interessato da un caratteristico ciclo di vita, in modo che ogni fase venga gestita in maniera performante. Oggi, per esempio, un’opportunità importante da questo punto di vista può essere rintracciata nella realizzazione e nell’archiviazione di documenti digitali piuttosto che cartacei. Tutto ciò consente alle aziende non solo di velocizzare i tempi, ma anche di ridurre i costi.
Quanto è importante l’archiviazione dei documenti aziendali
Per quanto riguarda l’archiviazione dei documenti aziendali, non ci possono essere aspetti da trascurare, sia che ci rivolgiamo alla conservazione cartacea che a quella digitale. Infatti anche gli obblighi di legge stabiliscono delle necessità che si devono rispettare nei documenti da archiviare.
Chiunque si iscrive con la propria attività al Registro delle Imprese è tenuto a conservare tutta la documentazione che riguarda il funzionamento della propria azienda. Quindi ci si riferisce non soltanto alle fatture e alle ricevute, che rientrano nella categoria più generale dei documenti contabili, ma si fa riferimento a tutti i libri contabili, come l’inventario, il piano dei conti, ai libri ausiliari e alla corrispondenza d’affari.
Inoltre in alcuni casi si è aggiunto anche l’obbligo delle fatture elettroniche, che ha reso più complesso il sistema di archiviazione dei documenti. Per questo un sistema di archiviazione digitale attraverso appositi strumenti ci dà la possibilità di mantenere sempre in ordine tutti i contenuti che riguardano la gestione di un’azienda, garantendo molti aspetti fondamentali.
Tra questi sicuramente ci sono l’integrità, ovvero la possibilità di non modificare o alterare in alcun modo i documenti, e la migliore disponibilità per una consultazione rapida.
I vantaggi dell’archiviazione digitale
Ci sono anche dei vantaggi legati all’archiviazione digitale dei documenti aziendali. Come abbiamo già accennato, si tratta dell’opportunità di un accesso rapido ai dati, oltre che l’aggiornamento facilitato di tutta la documentazione.
Archiviando digitalmente tutti i documenti relativi alla gestione aziendale, le aziende possono risparmiare sui costi, perché si ha la possibilità di non investire risorse per quanto riguarda gli spazi fisici necessari per i documenti cartacei e per gli addetti che si occupano della loro gestione.
Tutto ciò è unito all’aumento della sicurezza delle informazioni anche sensibili contenute nei documenti. Con l’archiviazione digitale si può sempre rintracciare per ogni documento un riferimento temporale, una tipologia a cui il documento stesso si riferisce, come, per esempio, fatture, buste paga, contratto, e si ha l’opportunità di dotare ogni documento di una numerazione progressiva.
